Sachbearbeiter Administration (w) 50%

Ihre Aufgaben

• Sie betreuen organisatorische und administrative Aufgaben der Fachstelle: Protokolle, Termine, Recherchearbeiten oder etwa Adressdatenbank  
• Sie unterstützen die den Geschäftsleiter und die Bereichsleitung bei grösseren Bauprojekten.
• Sie begleiten selbständig kleinere Bauprojekte.
• Du bist der erste Kontakt am Telefon und am Empfang
• Kundenempfang, Erteilen von Auskünften an die Kundschaft, Unternehmen und Behörde
• Sie führen die Baubuchhaltung.
• Sie erstellen und aktualisieren Kennzahlen und Statistiken.
• Sie pflegen die digitalen Bauwerksdokumentationen und das Bauarchiv.
• Sie verantworten die administrative Führung des Bauausschusses.
• Sie begleiten das Mängelmanagement und sind Ansprechperson für Kunden bei Abnahmen und 2-Jahresgarantien.
• Sie erledigen allgemeine Assistenzaufgaben (Korrespondenz, Präsentationen, Organisation von Anlässen etc.).
• Rechnungskontrolle und Kontierung (Kreditoren) inkl. Abstimmung mit Vergabeanträgen
• Administrative Unterstützung des Development Teams
• Büroorganisation und Abklärungen innerhalb und ausserhalb der Firma
• Koordination von Terminen und Protokollführung
• Erstellen von Präsentationen
• Schnittstellenfunktion mit der Finanzbuchhaltung insbesondere der Kreditorenbuchhaltung
• Du erstellst Angebot gemäss Vorgaben der Geschäftsleitung
• Du erstellst Auftragsbestätigungen gemäss Vorgaben der Geschäftsleitung
• Du erstellst Rechnungen gemäss Vorgaben der Geschäftsleitung
• Du hilfst der Geschäftsleitung und den Bauführern in der Projektorganisation
• Du führst das Rapportwesen mit Stundenerfassung und Regie
• Du leitest die Administration des Dachunterhaltsbereichs indem Du die Einsatzplanung und die Rechnungstellung machst
• Du führst die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltungen
• Allgemeine administrative Arbeiten

Sie bringen mit

• Kaufmännischer Abschluss oder gleichwertige Ausbildung
• Berufserfahrung in einer ähnlichen Generalisten Funktion
• Gute MS-Office-Anwenderkenntnisse
• Muttersprache Deutsch, stilsichere Kommunikation in Wort und Schrift, Englisch von Vorteil
• Offene, initiative, mitdenkende und teamfähige Persönlichkeit
• Freude am Kundenkontakt
• Dienstleistungsorientiertes Denken und Handeln
• Organisations- und Koordinationsflair
• Schnelle Auffassungsgabe
• Fähigkeit, die richtigen Prioritäten zu setzen
• Selbständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Bevorzugtes Alter ab 35-60 Jahren (mit langjähriger Erfahrung)

Wir bieten

• Umfassende Einarbeitung
• Abwechslungsreiche, verantwortungsvolle Tätigkeit
• Arbeitspensum 50%
• Arbeitszeit 08:00 bis 12:30 Montag bis Freitag,
• 5.5 Wochen Urlaub